2022_RMW_00019 - Toetredingsovereenkomst dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen - Goedkeuring

Sinds 2020 biedt de Vlaamse overheid een gemeenschappelijke archiveringsoplossing en hebben lokale besturen de mogelijkheid om afgesloten digitale informatie veilig en duurzaam te gaan bewaren en beheren in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).

Die samenwerkingsvorm heeft tal van schaalvoordelen:

• Een duurzame archiveringsoplossing als DAV komt alle regels na en staat in overeenstemming met de wettelijke plichten uit het Bestuursdecreet en de AVG (compliancy).
• De totale investeringskosten worden gedragen door de Vlaamse Overheid en niet door de partners die instappen.
• Lokale besturen betalen slechts een eenmalige aansluitingskost per instantie (gemeente en OCMW) en een jaarlijkse abonnementskost.
• De volumeprijzen voor opslag zijn aanzienlijk lager door de grotere schaal, binnen de voorgestelde formule betalen besturen slechts voor de storage (stelselmatig) die nodig is.
• De documentstromen voor alle lokale besturen worden gekoppeld aan een (Vlaams) Serieregister, waardoor het beheer en de metadatering grotendeels kan worden geüniformeerd en geautomatiseerd.
• Lokale besturen kunnen beroep doen op een gemeenschappelijk expertisecentrum van de Vlaamse Overheid.
• Digitale informatie wordt maximaal herbruikbaar voor lokale besturen (informatiedeling) en burgers (publieksportaal voor open data).
• Het opslaan en beheren van digitale informatie in het E-depot van DAV kan een opstap vormen naar verdere digitalisering van werkprocessen en eventuele substitutie van papieren (schaduw)reeksen.

Recente werkzaamheden en projecten bij de verschillende partners van de Interlokale Vereniging 'Intergemeentelijk Archiefbeheer' tonen eveneens de acute noden op het vlak van digitaal archiveren en de urgentie van een adequate oplossing voor het beheer van digitale informatie op korte, middellange en vooral langere termijn.

• Artikel III.82,§2 en Artikel III.88,§1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018
• Artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009
• Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van 10 mei 2019 in navolging van Artikels III.87 - III.89 in het Bestuursdecreet van 7 december 2018
• Artikel 89 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 5 september 2018
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
• Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
• Bestuursdecreet van 7 december 2018
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 oktober 2020 betreffende 'Toetredings- en verwerkingsovereenkomst Serieregister – Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) - Goedkeuring'
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 8 september 2021 betreffende 'Verschuiving van budgetten voor archief- en informatiebeheer - Goedkeuring'
• Toetredingsovereenkomst dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen tussen enerzijds het Agentschap Facilitair Bedrijf (Vlaamse Overheid) en Lokaal Bestuur Balen en de bijhorende bestelformulieren voor het Serieregister en het E-depot.