2022_RMW_00025 - Rapport organisatiebeheersing 2021 lokaal bestuur Balen - Kennisneming

In openbare zitting vergaderd;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en haar uitvoeringsbesluiten;

Gelet op artikel 217 en volgende van dit decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeente en het OCMW instaan voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;

Gelet op het feit dat met “organisatiebeheersing” bedoeld wordt het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat stelt dat het organisatiebeheersingssyteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam, en ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de gemeenteraad en OCMW raad;

Gelet op het feit dat het systeem voor organisatiebeheersing dient aan te geven op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat aangeeft dat de algemeen directeur jaarlijks over het systeem van organisatiebeheersing rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de
OCMW raad en de gemeenteraad;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit en OCMW raadsbesluit houdende goedkeuring algemeen kader intern controlesysteem / organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op het feit dat de gemeente en het OCMW van Balen als algemeen kader voor de toetsing van de gemeentelijke organisatie de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen hanteren;

Gelet op de toelichting van de cel beleidsondersteuning aan het managementteam op 25 juni 2020 waarin haar actieplan wordt aangegeven voor wat betreft organisatiebeheersing. Dat voor gemeente en OCMW de leidraad organisatiebeheersing wordt gebruikt en frequent een thema uit deze leidraad wordt besproken zodat een gemeenschappelijk kader voor gemeente en OCMW wordt uitgewerkt;

Gelet op  de besprekingen binnen het MAT van bepaalde thema's uit de leidraad organisatiebeheersing op 14/01/2021 (doelstellingen en procesmanagement), 18/03/2021 (belanghebbendenmanagement), 1 juli 2021 (Financieel Management en Organisatiestructuur) waarbij voor zowel gemeente als OCMW binnen de aangegeven thema's de risico's en mogelijke beheersmaatregelen werden besproken;

In 2022 zijn volgende thema’s reeds besproken in het MAT:

 - 28 april: ICT

- 7 juli: Informatie en communicatie

Gelet op actie 277 van het meerjarenplan 2020-2025 over organisatiebeheersing : "we actualiseren het systeem van organisatiebeheersing binnen gemeente en OCMW conform de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid en blijven dit consequent opvolgen";