Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Vanaf 1 juli 2022 geldt de geïndexeerde kilometervergoeding van 0,4170 euro per kilometer voor overheidspersoneel vastgelegd door omzendbrief 705 van 23 juni 2022.

Mpact, de VZW die de dienstverlening  Minder Mobielen Centrale ondersteunt, adviseert op basis van deze omzendbrief een vergoeding van 0,41 euro per kilometer voor chauffeurs van de Minder Mobielen Centrale. 

We stellen voor om de vergoeding voor chauffeurs te verhogen naar 0,41 euro per kilometer.

Gelet op artikel 263 van het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) waarin gesteld wordt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Gelet op het feit dat de rapportering voor het eerste semester minstens voor het einde van het derde kwartaal dient te gebeuren.

Gelet op de Memorie van toelichting artikel 263 DLB waarin gesteld wordt: In de regeling van het Gemeentedecreet en het OCMW-decreet werden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn relatief vaak geconfronteerd met bijsturingen van de planning, in de vorm van een budgetwijziging en/of een aanpassing van het meerjarenplan. Die rapportering was gestuurd door de noodzaak om de kredieten (de autorisatie) aan te passen, niet door inhoudelijke wijzigingen, die nochtans vaak veel relevanter zijn voor de raadsleden. In dit ontwerp van decreet wordt de rapportering aan de raad omwille van autorisatie beperkt, door de limitatieve kredieten op een hoog niveau te definiëren. Omdat het echter belangrijk blijft dat de raad de uitvoering van de planning kan opvolgen, wordt de verplichting opgelegd om tussentijds te rapporteren. Die opvolgingsrapportering is niet zozeer gericht op de bewaking van de kredieten, maar wel op de uitvoering van de beleidsdoelstellingen. De raden kunnen zelf bepalen hoe vaak zij die rapportering wensen te krijgen. In dit ontwerp van decreet wordt enkel één minimale rapportering opgelegd, in het begin van de tweede jaarhelft, over de eerste jaarhelft. Uiteraard gaat die rapportering zowel over uitvoering van de beleidsdoelstellingen door de gemeente als door het OCMW. Het ligt dan ook voor de hand dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn dezelfde timing kiezen voor die opvolgingsrapportering.

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen - art. 29 waarin volgende wordt gesteld:

De opvolgingsrapportering, vermeld in artikel 263 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, bevat minstens al de volgende elementen:
  1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
  2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
  3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
  4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's.

In openbare zitting vergaderd;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en haar uitvoeringsbesluiten;

Gelet op artikel 217 en volgende van dit decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeente en het OCMW instaan voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;

Gelet op het feit dat met “organisatiebeheersing” bedoeld wordt het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat stelt dat het organisatiebeheersingssyteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam, en ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de gemeenteraad en OCMW raad;

Gelet op het feit dat het systeem voor organisatiebeheersing dient aan te geven op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat aangeeft dat de algemeen directeur jaarlijks over het systeem van organisatiebeheersing rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de
OCMW raad en de gemeenteraad;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit en OCMW raadsbesluit houdende goedkeuring algemeen kader intern controlesysteem / organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op het feit dat de gemeente en het OCMW van Balen als algemeen kader voor de toetsing van de gemeentelijke organisatie de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen hanteren;

Gelet op de toelichting van de cel beleidsondersteuning aan het managementteam op 25 juni 2020 waarin haar actieplan wordt aangegeven voor wat betreft organisatiebeheersing. Dat voor gemeente en OCMW de leidraad organisatiebeheersing wordt gebruikt en frequent een thema uit deze leidraad wordt besproken zodat een gemeenschappelijk kader voor gemeente en OCMW wordt uitgewerkt;

Gelet op  de besprekingen binnen het MAT van bepaalde thema's uit de leidraad organisatiebeheersing op 14/01/2021 (doelstellingen en procesmanagement), 18/03/2021 (belanghebbendenmanagement), 1 juli 2021 (Financieel Management en Organisatiestructuur) waarbij voor zowel gemeente als OCMW binnen de aangegeven thema's de risico's en mogelijke beheersmaatregelen werden besproken;

In 2022 zijn volgende thema’s reeds besproken in het MAT:

 - 28 april: ICT

- 7 juli: Informatie en communicatie

Gelet op actie 277 van het meerjarenplan 2020-2025 over organisatiebeheersing : "we actualiseren het systeem van organisatiebeheersing binnen gemeente en OCMW conform de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid en blijven dit consequent opvolgen";

Overwegende dat het bestuur de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel wil verkleinen; dat het bijgevolg voorziet in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van haar contractueel personeel; 

Overwegende dat, na onderhandelingen met de VVSG, OFP Provant op 17 december 2021 werd omgevormd tot OFP Prolocus (een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening  met ondernemingsnummer 0809.537 155), een pensioenfonds waarbij alle lokale besturen van het Vlaamse Gewest kunnen toetreden;

Overwegende dat tot op heden het bestuur aangesloten is bij OFP Prolocus met een defined benefit-regeling/ vaste prestaties-regeling; 

Overwegende dat OFP Prolocus haar structuur hervormd heeft en bijkomend een defined contribution-regeling/ vaste bijdragen-regeling heeft ingevoerd;

Overwegende dat de algemene vergadering op 1 juni 2022 de sleuteldocumenten van het fonds (beheersovereenkomst, financieringsplan en SIP) heeft goedgekeurd; dat deze wijzigingen het gevolg zijn van de uitbreiding van het fonds met een nieuw vermogen (vermogen Groep VVSG) en de nieuwe pensioenformule; 

Overwegende dat het bestuur niet meer moet toetreden tot OFP Prolocus maar dat ze, om haar aansluiting met het fonds te bestendigen, in moet stemmen met de gewijzigde beheersovereenkomst en het gewijzigde financieringsplan; dat het bestuur verder kennis dient te nemen van de nieuwe SIP; dat immers, alhoewel inhoudelijk de wijzigingen slaan op het plan van de leden van de groep VVSG, er slechts één beheersovereenkomst, één financieringsplan en één SIP bestaat voor alle leden van OFP Prolocus; 

Overwegende dat de instemming zal verlopen door een “ toetredingsakte “ te tekenen; dat ondanks de naam van dit document het zoals vermeld niet gaat over een echte nieuwe toetreding maar over het bestendigen van de huidige aansluiting;

Overwegende dat verder voorgesteld wordt om het pensioenreglement aan te vullen; dat wordt voorgesteld om met ingang van 1 januari 2022 in het pensioenreglement aan “artikel 8 : Uitgesteld pensioen” volgende passus toe te voegen:

Met ingang van 1 januari 2022 mag het Uitgesteld Pensioen niet dalen. 

Overwegende dat dit wil zeggen dat door deze uitbreiding de opgebouwde pensioenprestatie van een personeelslid niet mag dalen; dat het uitgekeerd pensioen tweede pijler immers berekend wordt op de wedde van de laatste 5 jaren; dat er hierdoor een bescherming geboden wordt bij een vrijwillige demotie vlak voor de pensionering; dat er eveneens een bescherming wordt geboden in een plan met een steprate- regeling aan de contractanten die op korte termijn op pensioen gaan; dat door een wetswijziging bij een steprate – regeling tot eind 2024 het opgebouwde pensioen daalt; dat deze daling (zonder aanpassing aan het pensioenreglement- opgevangen wordt als men nog ettelijke loopbaanjaren voor de boeg heeft, maar niet als men op korte termijn op rust gaat;

Gelet op de beheersovereenkomst, het financieringsplan, de SIP en de “toetredingsakte”;