Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Gelet op artikel 263 van het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) waarin gesteld wordt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Gelet op het feit dat de rapportering voor het eerste semester minstens voor het einde van het derde kwartaal dient te gebeuren.

Gelet op de Memorie van toelichting artikel 263 DLB waarin gesteld wordt: In de regeling van het Gemeentedecreet en het OCMW-decreet werden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn relatief vaak geconfronteerd met bijsturingen van de planning, in de vorm van een budgetwijziging en/of een aanpassing van het meerjarenplan. Die rapportering was gestuurd door de noodzaak om de kredieten (de autorisatie) aan te passen, niet door inhoudelijke wijzigingen, die nochtans vaak veel relevanter zijn voor de raadsleden. In dit ontwerp van decreet wordt de rapportering aan de raad omwille van autorisatie beperkt, door de limitatieve kredieten op een hoog niveau te definiëren. Omdat het echter belangrijk blijft dat de raad de uitvoering van de planning kan opvolgen, wordt de verplichting opgelegd om tussentijds te rapporteren. Die opvolgingsrapportering is niet zozeer gericht op de bewaking van de kredieten, maar wel op de uitvoering van de beleidsdoelstellingen. De raden kunnen zelf bepalen hoe vaak zij die rapportering wensen te krijgen. In dit ontwerp van decreet wordt enkel één minimale rapportering opgelegd, in het begin van de tweede jaarhelft, over de eerste jaarhelft. Uiteraard gaat die rapportering zowel over uitvoering van de beleidsdoelstellingen door de gemeente als door het OCMW. Het ligt dan ook voor de hand dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn dezelfde timing kiezen voor die opvolgingsrapportering.

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen - art. 29 waarin volgende wordt gesteld:

De opvolgingsrapportering, vermeld in artikel 263 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, bevat minstens al de volgende elementen:
  1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
  2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
  3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
  4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's.

In openbare zitting vergaderd;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en haar uitvoeringsbesluiten;

Gelet op artikel 217 en volgende van dit decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeente en het OCMW instaan voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;

Gelet op het feit dat met “organisatiebeheersing” bedoeld wordt het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat stelt dat het organisatiebeheersingssyteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam, en ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op het feit dat het systeem voor organisatiebeheersing dient aan te geven op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat aangeeft dat de algemeen directeur jaarlijks over het systeem van organisatiebeheersing rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit en besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn houdende goedkeuring algemeen kader intern controlesysteem / organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op het feit dat de gemeente en het OCMW van Balen als algemeen kader voor de toetsing van de gemeentelijke organisatie de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen hanteren;

Gelet op  de besprekingen binnen het MAT van bepaalde thema's uit de leidraad organisatiebeheersing op  28 april 2022 (ICT) en 7 juli 2022 (Informatie en communicatie), waarbij voor zowel gemeente als OCMW binnen de aangegeven thema's de risico's en mogelijke beheersmaatregelen werden besproken;

Gelet op het feit dat in 2023 de volgende thema’s besproken worden binnen het MAT:

• Personeelsbeleid
• Facilitaire middelen
• Organisatiecultuur

Gelet op actie 277 van het meerjarenplan 2020-2025 over organisatiebeheersing : "we actualiseren het systeem van organisatiebeheersing binnen gemeente en OCMW conform de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid en blijven dit consequent opvolgen";

Indien een onbemiddelde persoon sterft of wanneer er iemand sterft en niemand meldt zich aan om de begrafenis te regelen, moet het lokaal bestuur er voor zorgen dat deze persoon een menswaardige begrafenis krijgt (artikel 14 van het Vlaams decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging).

Binnen het lokaal bestuur van Balen neemt de sociale dienst van het OCMW deze taak op zich. De beslissing tot tussenkomst in de begrafenis/crematie kosten is een bevoegdheid van het BCSD. In dringende gevallen wordt er een besluit genomen door de voorzitter van het BCSD, dat ter bekrachtiging wordt voorgelegd tijdens de eerstvolgende vergadering van het BCSD.

Het reglement beschrijft de voorwaarden en procedure voor de tussenkomst door het OCMW. Het reglement heeft tot doel alle betrokken partijen (BCSD, maatschappelijk werkers, aanvrager, begrafenisondernemer,...) eenduidig te informeren. 

De gunning van de begrafenis- of crematieopdrachten gebeurt conform de procedure voor aankopen door gemeente en OCMW en maakt geen deel uit van dit reglement.

DE OCMW RAAD,

In zitting van 4 september 2023;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (“DLB”) en in het bijzonder op art. 77 inzake de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn en inzake de intergemeentelijke samenwerking;

Gelet op het feit dat het OCMW deelnemer is van de dienstverlenende vereniging Cipal (hierna kortweg “Cipal”);

Gelet op de huidige statuten van Cipal;

Gelet op het raadsbesluit van inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergaderingen van Cipal;

Gelet op de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering van Cipal van 12 oktober 2023, zowel digitaal als per aangetekende brief verstuurd op 14 juli 2023, met de agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering en met digitale link naar het ontwerp van statutenwijziging van Cipal;

Gelet op het ontwerp van statutenwijziging van Cipal, goedgekeurd door de raad van bestuur in zitting van 13 juli 2023;

Overwegende dat de statuten van Cipal dienen gewijzigd te worden om deze in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en met de bepalingen van het DLB;

Overwegende dat voormeld ontwerp van statutenwijziging ook het voorstel omvat om (i) de maatschappelijke doelstellingen van Cipal te actualiseren als gevolg van de uitbreiding van de dienstverlening van Cipal en (ii) de zetel van de vereniging te verplaatsen;

Overwegende dat voormeld ontwerp van statutenwijziging tevens het voorstel omvat om de statuten op diverse punten te wijzigen om in het bijzonder de leesbaarheid te verhogen;

Gelet op art. 427 van het DLB;

Gelet op de toelichtende nota van Cipal betreffende voormeld ontwerp van statutenwijziging en betreffende de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering;

Gelet op het voorstel van de raad van bestuur van Cipal, om voormeld ontwerp van statutenwijziging en de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering goed te keuren;

Overwegende dat de raad kan instemmen met voormeld ontwerp van statutenwijziging en met de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering;

Na beraadslaging en stemming;