Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Gelet op het feit dat Welzijnszorg Kempen als welzijnsvereniging onderworpen is aan de bepalingen van het decreet lokaal bestuur (DLB);

Gelet op artikel 490 van het DLB in dit verband;

Gelet op het feit dat Welzijnszorg Kempen een jaarrekening volgens de regels van de beheers- en beleidscyclus dient op te maken;

Gelet op het feit dat de algemene vergadering van Welzijnszorg Kempen haar rekening 2023 vast stelde in haar zitting van 5 juni 2024;

Overwegende dat conform artikel 490 van het DLB de betrokken OCMW raden aan de toezichthoudende overheid advies kunnen uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging;

1. Decreet Lokaal Bestuur dd. 22 december 2017 art. 490
2. Besluit van 5 juni 2024 van de Algemene Vergadering welzijnsvereniging Welzijnszorg Kempen tot vaststelling van de rekening 2023.

Gelet op artikel 263 van het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) waarin gesteld wordt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Gelet op het feit dat de rapportering voor het eerste semester minstens voor het einde van het derde kwartaal dient te gebeuren.

Gelet op de Memorie van toelichting artikel 263 DLB waarin gesteld wordt: In de regeling van het Gemeentedecreet en het OCMW-decreet werden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn relatief vaak geconfronteerd met bijsturingen van de planning, in de vorm van een budgetwijziging en/of een aanpassing van het meerjarenplan. Die rapportering was gestuurd door de noodzaak om de kredieten (de autorisatie) aan te passen, niet door inhoudelijke wijzigingen, die nochtans vaak veel relevanter zijn voor de raadsleden. In dit ontwerp van decreet wordt de rapportering aan de raad omwille van autorisatie beperkt, door de limitatieve kredieten op een hoog niveau te definiëren. Omdat het echter belangrijk blijft dat de raad de uitvoering van de planning kan opvolgen, wordt de verplichting opgelegd om tussentijds te rapporteren. Die opvolgingsrapportering is niet zozeer gericht op de bewaking van de kredieten, maar wel op de uitvoering van de beleidsdoelstellingen. De raden kunnen zelf bepalen hoe vaak zij die rapportering wensen te krijgen. In dit ontwerp van decreet wordt enkel één minimale rapportering opgelegd, in het begin van de tweede jaarhelft, over de eerste jaarhelft. Uiteraard gaat die rapportering zowel over uitvoering van de beleidsdoelstellingen door de gemeente als door het OCMW. Het ligt dan ook voor de hand dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn dezelfde timing kiezen voor die opvolgingsrapportering.

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen - art. 29 waarin volgende wordt gesteld:

De opvolgingsrapportering, vermeld in artikel 263 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, bevat minstens al de volgende elementen:
  1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
  2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
  3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
  4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's.

In openbare zitting vergaderd;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en haar uitvoeringsbesluiten;

Gelet op artikel 217 en volgende van dit decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeente en het OCMW instaan voor de organisatiebeheersing van hun activiteiten;

Gelet op het feit dat met “organisatiebeheersing” bedoeld wordt het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat stelt dat het organisatiebeheersingssyteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam, en ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de gemeenteraad;

Gelet op het feit dat het systeem voor organisatiebeheersing dient aan te geven op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur dat aangeeft dat de algemeen directeur jaarlijks over het systeem van organisatiebeheersing rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit en besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn houdende goedkeuring algemeen kader intern controlesysteem / organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op het feit dat de gemeente en het OCMW van Balen als algemeen kader voor de toetsing van de gemeentelijke organisatie de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen hanteren;

Gelet op  de besprekingen binnen het MAT van bepaalde thema's uit de leidraad organisatiebeheersing waarbij voor zowel gemeente als OCMW binnen de aangegeven thema's de risico's en mogelijke beheersmaatregelen werden besproken;

Gelet op actie 277 van het meerjarenplan 2020-2025 over organisatiebeheersing : "we actualiseren het systeem van organisatiebeheersing binnen gemeente en OCMW conform de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid en blijven dit consequent opvolgen";

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op het besluit van het Vast Bureau van 28 april 2021 betreffende de aanstelling van Probam nv uit Erembodegem voor “projectbegeleiding – bouw lokaal dienstencentrum”;
Gelet op het besluit van het Vast Bureau van 8 december 2021 betreffende de aanstelling van TRiAS architecten uit Turnhout voor de “architectuuropdracht met inbegrip van alle studies voor lokaal dienstencentrum te Balen”;
Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek met nr. 2024-034 werd opgesteld door de ontwerper, TRiAS architecten, Steenweg op Gierle 81 bus 3 te 2300 Turnhout;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 2.664.788,61 excl. btw of € 3.224.394,22 incl. 21% btw;
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht zal voorzien worden in het investeringsbudget bij de volgende aanpassing van het meerjarenplan, op budgetcode 221007/BW/0951 (actie/raming AC000007/MJP003635);

IOK heeft een groepsaankoop aangaande “raamovereenkomst externe energiepartner voor monitoring, sturing en optimalisatie van elektriciteit” gevoerd. 

Deze opdracht heeft als voorwerp de begeleiding door een externe energiepartner voor het geautomatiseerd verzamelen en analyseren van historische en real-time energiedata gevolgd door de installatie van een energiemanagementsysteem. Uit de verzamelde data van dit systeem dienen scenario’s voor bijkomende investeringen naar optimalisatie of bijkomende hernieuwbare energie te vloeien. Deze investeringen behoren echter niet tot de opdracht. Tot slot moet het mogelijk zijn om vanuit dit systeem aan vraagsturing te doen door het (semi)-geautomatiseerd aansturen van elektrische apparaten. Deze opdracht omvat maximaal 6 lokale besturen in het werkingsgebied van IOK voor een periode van 12 maanden, verlengbaar met 12 maanden tot een maximum van 48 maanden. Na gunning en sluiting van deze opdracht worden de deelnemende besturen, na hun toetreding, aan de opdrachtnemer bekendgemaakt.

De voorziene startdatum is 1 augustus 2023. 

De dienstverlenende vereniging IOK treedt voor de toetredende besturen op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6°a) en 7°b) van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren, conform artikel 47 § 2 van bovenvermelde wet.

Op 16 juni 2023 heeft de raad van bestuur van IOK de opdracht met betrekking tot de groepsaankoop “raamovereenkomst externe energiepartner voor monitoring, sturing en optimalisatie van elektriciteit” gegund aan en bij mededeling van 24 juli 2023 gesloten met: Energytix BV, Schaapveld 12 te 9200 Dendermonde.

Het bedrag voor de afname wordt op basis van de raamovereenkomst op 19.070 euro exclusief BTW geraamd. 

De gemeente en OCMW wordt nu gevraagd om toe te treden tot de gegunde en gesloten groepsaankoop van aankoopcentrale IOK.

Gezien, op basis van het Decreet Lokaal Bestuur, de OCMW raad voor deze opdracht bevoegd is om te beslissen voor de toetreding tot de aankoopcentrale.

Gelet op het decreet Lokaal bestuur;